Cómo contratar una empresa de seguridad

En la actualidad la seguridad es uno de los aspectos más importantes de nuestro día a día, debido a que incide directamente en la calidad de vida de los seres humanos. La seguridad es el fundamento de la libertad y la paz, que permite ejercer abiertamente los derechos más básicos para la protección de sus bienes personales y, sobre todo, de la propia vida.

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En AC+Seguridad quisimos establecer una serie de pasos que debemos tener en cuenta, y que serán de gran utilidad para cualquier persona que quiera contratar una empresa de seguridad.

  1. Haga un diagnóstico de las necesidades de seguridad en su empresa

Es fundamental dar este primer paso, y conocer con claridad lo que quiere proteger. Defina con precisión la cobertura del área a vigilar, los bienes que requieren mayor protección, para luego realizar un análisis sobre lo adecuado de los mecanismos de control y comunicación, y finalmente los sistemas de seguridad que debe implementar según la naturaleza de su empresa.

Para poder dimensionar las medidas de seguridad que debe implementar en su empresa, usted debe conocer claramente datos como el tamaño de la planta, el perfil de los trabajadores, el número de áreas de ingreso y salida de las instalaciones, el tipo de servicios, el tamaño y años de construcción del inmueble sede de la empresa, y las medidas existentes de seguridad empíricas o técnicas.

Siga los siguientes pasos:

  • En primer lugar haga un análisis de riesgos, es decir, la posibilidad de que un evento no deseado pueda ocurrir. Revise los riesgos en el personal, en las zonas, en las actividades, así como las estadísticas de hurto en la zona y exposición a desastres naturales.
  • De igual manera realice un análisis del entorno de la empresa, respecto a tecnología y organismos de seguridad.
  • Asimismo, promueva una cultura organizacional, para hacer tomar conciencia a los trabajadores, de implicarse en el proceso de seguridad y de estar alerta.
  • Por otro lado promueva un manual de disciplina y seguridad, en el que se establezca un proceso de protección y los procedimientos respectivos de seguridad para ser cumplidos por todos.
  • Finalmente examine los requerimientos de seguridad respecto a la productividad, en donde analice los costos de los servicios para hacerlo sostenible. Según la disponibilidad de recursos, implemente el sistema de seguridad por etapas o fases.
  1. Analice los servicios de vigilancia y seguridad privada que puede necesitar en su empresa

Para su seguridad contrate empresas que se dediquen a la prestación del servicio, las cuales se clasifican en, empresas que previenen o detienen perturbaciones a la seguridad y tranquilidad individual en lo relacionado con la vida y los bienes propios o de terceros; y las que fabrican equipos de seguridad.

Por otro lado, los servicios de vigilancia y seguridad privada se puede clasificar en: vigilancia fija, vigilancia móvil, servicio de escolta, y transporte de valores.

Para su comodidad, usted puede escoger el servicio que más se adapte a las necesidades de su empresa:

  • Servicio de vigilancia con armas de fuego, con el objetivo de disuadir y disminuir amenazas.
  • Servicio de vigilancia sin armas, principalmente para proteger el acceso al interior de inmueble, apoyado principalmente de tecnología.
  • Servicio de vigilancia con caninos, para el rescate de personas, búsqueda de narcóticos y explosivos.
  • Servicio de vigilancia con medios tecnológicos, que se apoyan en centrales de monitoreo, alarmas, circuitos cerrados de televisión, controles perimétricos, para instituciones bancarias entre otras.
  • Servicio de transporte de valores, para custodia y vigilancia del manejo de valores.
  • Servicio de blindaje, que fabrican elementos para automotores blindados o blindaje para la seguridad privada.
  • Servicios especiales, para actividades en sectores de alto riesgo.
  • Asesoría, consultoría e investigación en seguridad, para comprender la identificación de riesgos e incidentes.
  • Cooperativa de vigilancia y seguridad privada, que son empresas sin ánimo de lucro, en la que los trabajadores son aportantes y gestores, para prestar servicios de vigilancia en forma remunerada a terceros.
  • Escuelas de capacitación y formación.
  • Servicios comunitarios, que se refiere a la organización de la comunidad en forma de cooperativa o junta de acción comunal para proveer vigilancia a los miembros de la comunidad.

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  1. Contrate a las empresas que brinda servicios de vigilancia y seguridad privada según su necesidad

No todas la empresas funcionan para la protección de su hogar, por eso es importante tener en cuenta las características que distinguen a cada una, lo que pueden hacer y conocer la reglamentación que deben tener.  

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      Empresas de vigilancia y seguridad privada que usan armas

Son empresas que prestan servicios de seguridad en la modalidad de vigilancia fija, móvil y/o escoltas. También servicios de asesoría, consultoría o investigación en seguridad.

Por obligación, estas empresas deben tener una póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual, que cubra los riesgos de uso indebido de armas de fuego u otros elementos de vigilancia y seguridad privada, no inferior a 400 salarios mínimos legales mensuales vigentes, expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada.

El personal que utilice armamento autorizado para las empresas prestadoras del servicio de vigilancia y seguridad privada con armas, deberá portar uniforme, (salvo los escoltas) y llevar consigo la credencial de identificación vigente expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, así como la fotocopia autenticada del permiso de tenencia.

– Departamentos de seguridad

Son la dependencia que se establece en el interior de una empresa para proveer el servicio de vigilancia y seguridad privada de bienes, instalaciones y personas vinculadas a la misma empresa. Es importante tener en cuenta que través de este departamento no se puede ofrecer servicios a terceros. También requieren el trámite de obtención de la Licencia de Funcionamiento.

Cooperativa de vigilancia y seguridad privada

Las cooperativas de vigilancia y seguridad privada, son empresas asociativas sin ánimo de lucro en la cual los trabajadores, son simultáneamente los aportantes y gestores de la empresa, creada con el objeto de prestar servicios de vigilancia y seguridad privada en forma remunerada a terceros y el desarrollo de servicios como los de asesoría, consultoría e investigación en seguridad.

Estas cooperativas de vigilancia y seguridad privada podrán operar en las modalidades de vigilancia fija, vigilancia móvil y escolta. Requieren de Licencia de funcionamiento y una póliza de responsabilidad civil extracontractual.

– Transporte de valores

Son sociedades de responsabilidad limitada legalmente constituidas cuyo objeto social consiste en la prestación remunerada de servicios de transporte, custodia y manejo de valores y sus actividades conexas. Estas podrán operar en la modalidad de transporte de valores, vigilancia fija y escolta asociada al transporte de valores.

Requieren de Licencia de funcionamiento y una póliza de responsabilidad civil extracontractual.

– Operadores de servicios especiales de vigilancia y seguridad privada

Las empresas que realizan servicios especiales de vigilancia y seguridad privada, son aquellas que, en forma expresa, puede autorizar la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para desarrollar actividades en áreas de alto riesgo o de interés público. Los operadores deben obtener una licencia de funcionamiento transitoria expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad

Privada (Art. 40 Decreto 356/94). La vigencia de estas licencias puede ser hasta de dos (2) años.

– Empresas comunitarias de vigilancia y seguridad privada, juntas de acción comunal y cooperativas comunitarias

Se entiende por empresas de servicios comunitario de vigilancia y seguridad privada, a la organización de la comunidad en forma de cooperativa, junta de acción comunal o empresa comunitarias, con el objeto de proveer vigilancia y seguridad privada a sus cooperados o miembros, dentro del área donde tiene asiento la respectiva comunidad. Estas empresas no pueden ofrecer servicios a terceros.

      – Empresas de vigilancia y seguridad privada sin armas

Las empresas de vigilancia y seguridad privada sin armas podrán operar en cualquier modalidad de seguridad sin armas de fuego y en actividades como las asesorías, consultorías e investigación en seguridad.

– Empresas con caninos

Los servicios de vigilancia y seguridad privada con medios caninos, podrán operar en las modalidades de vigilancia fija y móvil.

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Para realizar estas actividades los caninos deberán ser previamente entrenados durante cuatro (4) meses por cada especialidad autorizada por la ley: búsqueda de narcóticos, búsqueda de explosivos, defensa controlada, búsqueda y rescate de personas.

Por otra parte, las empresas de servicios de vigilancia y seguridad privada que utilicen caninos para prestar el servicio, deberán ser propietarios exclusivos de los animales, que se destinen para el desarrollo de esta actividad; se excluye por tanto el alquiler o arrendamiento de caninos.

Los servicios de vigilancia y seguridad privada con medios caninos están obligados a mantener perros de reserva en caso de enfermedad o accidente de algún animal.

La jornada de trabajo de los caninos no podrá exceder de ocho (8) horas por turno para la especialización en defensa. Cuando los caninos estén entrenados para buscar narcóticos o explosivos su jornada de trabajo no podrá superar las seis (6) horas.

La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada asignará un código único de identificación a cada canino que utilicen los servicios de vigilancia autorizados, a través de un microchip, que será insertado en el canino.

– Empresas con medios tecnológicos

Empresas que emplean medios tecnológicos distintos a las armas de fuego, dentro los cuales podemos encontrar las centrales de monitoreo y alarma, circuitos cerrados, equipos de visión o escucha remotos, equipos de detección, identificación, interferencia y escucha de comunicaciones, controles de acceso, de seguridad bancaria, controles perimétricos y similares, equipos o elementos ofensivos y, equipos para la prevención de actos terroristas.

Los que se presten servicios con medios tecnológicos, deberán describir y relacionar ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, los equipos a utilizar, la ubicación de los mismos, características generales, posibles riesgos físicos, adjuntar catálogos e indicar su procedencia u origen de fabricación.

Para operar deberán acreditar capacitación en el manejo de dichos equipos.

– Asesores, Consultores e Investigadores

Para ejercer dicha labor, deberán obtener licencia de funcionamiento para los servicios de vigilancia y seguridad privada y las credenciales para asesores, consultores. En ningún caso los investigadores en seguridad privada podrán prestar servicios como detectives privados.

– Actividad de Blindaje – Empresas Blindadoras

Se entiende por actividad blindadora a los servicios de blindaje que comprenden cualquiera de los siguientes tipos: fabricación, producción, ensamblaje o elaboración de equipos, elementos, productos o automotores blindados para la vigilancia y seguridad privada; importación de equipos; bienes, productos o automotores blindados o para el blindaje en la actividad de vigilancia y seguridad privada; comercialización de blindajes para la vigilancia y seguridad privada; alquiler, arrendamiento, leasing o comodato de equipos, elementos o automotores blindados para la vigilancia y seguridad privada; instalación y/o acondicionamiento de elementos, equipos o automotores blindados.

  1. Requisitos que deben tener quienes prestan el servicio de seguridad

Las empresas prestadora de servicios de vigilancia y seguridad privada deben tener un permiso de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, según lo dispuso el Art. 3º del Decreto 2187 de 2001.

Solamente podrán prestarse mediante la obtención de licencia o credencial expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

Documentos de legitimidad

Para su constitución, dichas empresas deben presentar los siguientes documentos y usted los puede exigir:

  • Copia auténtica de la escritura de constitución y reformas de la misma.
  • Certificado vigente de existencia y representación legal de la sociedad.
  • Póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual, que cubra los riesgos de uso indebido de armas de fuego u otros elementos de vigilancia y seguridad privada, no inferior a 400 salarios mínimos legales mensuales vigentes, expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada.
  • Solicitud de aprobación de instalaciones y medios por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

Credenciales que se les exige a las empresas para prestar servicios de seguridad

Por otra parte, las empresas de seguridad deben portar credenciales, las cuales pueden ser de dos clases:

La primera es la Credencial de Identificación, documento que debe portar el personal de las empresas prestadoras del servicio de vigilancia y seguridad privada. La segunda clase es la credencial para ejercer como Asesor, Consultor o Investigador de seguridad privada.

Las personas que deberán portar dichas credenciales

  • Los vigilantes.
  • Manejadores caninos.
  • Operadores y/o técnicos de medios tecnológicos.
  • Las personas naturales que presten consultoría, asesoría o investigación en seguridad privada.
  • Los profesores de vigilancia y seguridad privada.
  • Personal directivo. Por personal directivo en los servicios de vigilancia y seguridad privada.
  1. Guía para el estudio de las Ofertas del Mercado  

  • Para el Análisis de Costos, se debe tener en cuenta el Decreto 073 de 2002 que regula las tarifas de los servicios.
  • Verifique la antigüedad de la empresa, mecanismos de control de calidad, apoyo tecnológico, herramientas de evaluación del personal, modo de ejecución del servicio y el método de programación del turno de los guardas.
  • Verifique mediante el estudio del certificado de la Cámara de Comercio, el cual no debe tener una fecha de expedición mayor a tres (3) meses, que la firma es de carácter limitada y que su capital social es por el monto que establece la ley según la clasificación del servicio.
  •  Así mismo quiénes integran la sociedad deben ser Nacionales Colombianos, salvo para las empresas transportadores de valores, que admiten capital extranjero.
  •  Exija a las firmas un certificado de sanciones, expedido por la Superintendencia. Este le permitirá establecer con claridad en qué tipo de faltas ha incurrido el proveedor.
  • Solicite a la empresa prestadora del servicio para consulta, el reglamento de trabajo. Además, una muestra de los contratos de trabajo suscritos con el personal que ofrece para la prestación de este y de sus hojas de vida. En teoría, el personal fue escogido después de surtir un riguroso proceso de selección; sin embargo, es conveniente efectuar una muestra selectiva de los antecedentes del personal, verificando con la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada si las credenciales que portan son auténticas.
  •  Consulte el registro de antecedentes del personal que le ofrecen para la prestación del servicio. Recuerde que esta información es confidencial y por consiguiente su conocimiento está restringida a las áreas de personal de las Empresas.
  •    Recuerde que bajo el esquema de gestión de calidad basado en normas internacionales ISO, todo proceso debe estar debidamente documentado.
  •      La experiencia del personal directivo de la empresa prestadora del servicio es otro factor fundamental para la adecuada prestación del servicio. En efecto, un buen directivo, preparado, con experiencia, es determinante para la toma de decisiones en las relaciones contractuales.
  •    La capacitación y entrenamiento son vitales para el personal que prestará el servicio. Solicite a la empresa prestadora el plan de capacitación y entrenamiento que según la modalidad y clasificación del servicio está en la obligación de impartir a sus trabajadores.
  •     Confronte por intermedio de su departamento de personal o quien ejerza esta función, si los certificados que aportan corresponden con la exigencia legal.
  •   Cerciórese de que el personal de vigilantes que le proponen tenga la debida acreditación o credencial expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y que los medios empleados para su función estén debidamente registrados como los caninos o elementos usados por los operadores de servicios tecnológicos.
  •      Tipo de Armamento: Recuerde que las armas son un monopolio del Estado razón por la cual están sometidas a un control del Gobierno Nacional por intermedio de las Fuerzas Armadas. Exija que todos los registros de las armas y los salvoconductos para su porte estén al día. Verifique de manera selectiva con el área de salvoconductos de las fuerzas militares, la autenticidad de los mismos.
  •   Horarios y Turnos para la Prestación del Servicio. Solicite la programación de los turnos y horarios de trabajo de los Vigilantes. Recuerde que las jornadas extensas, así éstas sean económicamente reconocidas conforme a la ley, en el servicio de vigilancia y seguridad por la atención que el mismo requiere, pueden restar eficacia a la prestación del mismo.
  1. Analice las posibles faltas, Multas y Sanciones que tenga la empresa

De acuerdo con la Resolución 2595 de 2003, las faltas en que puede incurrir una empresa prestadora del servicio de vigilancia y seguridad privada se clasifican en gravísimas, graves y leves.

Son faltas gravísimas las siguientes las que se refieren a vulnerar la normatividad de armas, falsificar o alterar el permiso, licencia o credencial que deba expedir la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, prestar servicios a terceros en zonas o áreas no autorizadas, expedir Constancias de capacitación falsas, prestar el servicio de escoltas a personas no autorizadas o violando la reglamentación sobre la materia. En todos los casos señalados, los servicios vigilados serán sancionados con la cancelación de la licencia, credencial o del permiso.

Aquí una breve descripción de faltas recurrentes:

  • No afiliar a los trabajadores al sistema de seguridad social.
  • No afiliar todo el personal a la caja de compensación familiar.
  • No aportar la documentación solicitada durante la visita de inspección ni colaborar durante la visita.
  • No tener el personal carnetizado o tenerlo parcialmente.
  • No cotizar al sistema de seguridad social ni a los aportes parafiscales con base en el salario.
  • efectivamente devengado por el trabajador.
  • No tener Resolución expedida por Ministerio de protección social autorizando laborar en horas extras.
  • No llevar registro del trabajo suplementario.
  • Tener personal operativo no capacitado en Vigilancia y Seguridad Privada
  • Cancelar los aportes de seguridad social extemporáneamente.
  • Tratándose de departamento de seguridad, no tener presupuesto asignado en forma discriminada.
  • No entregar copia del contrato de trabajo a los trabajadores.
  • Exceder la jornada laboral legalmente autorizada.
  • Prestar el servicio usando armas a nombre de particulares y no de la empresa.
  • No dar aviso inmediato sobre un siniestro durante la prestación del servicio.
  • No cumplir con el proceso de selección de personal.
  • No hacer firmar la nómina de los trabajadores o entregar comprobantes de nómina.
  • No tener reglamento interno de trabajo.
  • No tener reglamento de higiene.
  • No tener reglamento de seguridad industrial.
  • No entregar dotación al equipo de vigilancia.
  • No tener las medidas de seguridad necesarias para el armamento.
  • No tener póliza de responsabilidad civil extracontractual (vencida).
  • Prestar el servicio con armas sin salvoconducto.
  • No tener al momento de la visita contabilidad registrada en libros.
  • No enviar información articulo 105 decreto 356 de 1994 (Estados Financieros).
  • Utilización de medios tecnológicos sin autorización de la superintendencia.
  • No realizar descargue de armas.
  • No tener Resolución de asignación de placas expedida por la superintendencia.
  • No solicitar autorización a la Superintendencia para cambio de socios y de representante legal.
  • No informar a la Superintendencia el cambio de ubicación de las instalaciones
  • Prestar el servicio de vigilancia y seguridad con medio canino no autorizado.
  • No adoptar medidas de prevención y control necesarias para impedir que el personal en servicio sea utilizado en la realización de actos de indisciplina o ilegales.
  • Vehículos sin cumplir exigencias legales.
  • No actualización domicilio permisos de armas de tenencia.
  • No Resolución expedida por el Ministerio de Comunicaciones autorizando el uso del espectro radioeléctrico.
  • Prestar el servicio con vigilantes sin uniforme.
  • No enviar informe sobre novedades de armas.
  • Alquilar los caninos.
  • No informar a la Superintendencia la última fecha de adquisición de munición.

Esperamos que esta guía sea de verdadera utilidad al momento de contratar una empresa de seguridad. Usted puede contratar nuestra empresa de seguridad, y conocer nuestros beneficios dando clic aquí.

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